10 Kanzlei-Prozesse, die Sie mit Automatisierung und Digitalisierung optimieren können

10 Kanzleiprozesse, die Sie durch Digitalisierung und Automatisierung deutlich verschlanken können

In vielen Kanzleien wird heute noch ein erheblicher Teil der Arbeitszeit mit manuellen, nicht abrechenbaren Tätigkeiten verbracht: Daten abtippen, Dokumente zusammensuchen, Termine koordinieren, Datenabgleiche machen. Diese Tätigkeiten kosten nicht nur Zeit, sondern senken auch die Rentabilität.

Laut einer Untersuchung von Thomson Reuters verlieren Kanzleien im Durchschnitt über ein Viertel ihrer Arbeitszeit durch ineffiziente interne Abläufe, die nicht abrechenbar sind.

Hier sind zehn typische Kanzleiprozesse, bei denen digitale Lösungen und Automatisierung konkrete Entlastung schaffen:

1. Bearbeitung von Mandatsanfragen

Der erste Kontakt entscheidet oft über die Mandatsvergabe – doch viele Kanzleien verlieren hier Zeit durch unstrukturierte Kommunikation per E-Mail oder Telefon. Digitale Anfragenformulare, automatische Erfassung von Informationen und systematische Nachverfolgung sorgen für Übersicht und Klarheit.

Ergebnis: Kein Interessent geht mehr unter – und Ihr Team weiß jederzeit, welche Anfragen bereits vollständig sind und welche noch offene Punkte haben.

2. Prüfung auf Interessenkollisionen

Viele Kanzleien prüfen neue Anfragen manuell – ein fehleranfälliger und zeitaufwändiger Prozess. Digitale Systeme ermöglichen den automatischen Abgleich mit bestehenden Akten, Mandanten und Beteiligten.

Ergebnis: Mehr Rechtssicherheit, weniger Rechercheaufwand und eine schnellere Mandatsannahme.

3. Fristen- und Terminverwaltung

Fristen sind rechtlich kritisch – ein Versehen kann gravierende Folgen haben. Automatisierte Fristensysteme mit Erinnerungsfunktionen, Kalenderintegration und Aufgabenverteilung sorgen für Sicherheit und Transparenz.

Ergebnis: Keine Frist wird mehr übersehen – und alle im Team wissen, wer was bis wann erledigen muss.

4. Dokumentenerstellung und Vorlagenverwaltung

Standardisierte Schreiben, Schriftsätze und Mandanteninformationen lassen sich mit digitalen Vorlagen automatisch erstellen – inklusive Platzhalter, Textbausteinen und Mandatsdaten.

Ergebnis: Deutlich weniger Tippaufwand, konsistente Formulierungen und einheitliche Qualität der Kommunikation.

5. Zeiterfassung und Rechnungsstellung

Viele Kanzleien erfassen Arbeitszeiten nachträglich – oft unvollständig. Digitale Systeme schlagen Zeiten automatisch vor, ermöglichen eine minutengenaue Erfassung und erstellen aus den Daten direkt abrechnungsfähige Rechnungen.

Ergebnis: Keine vergessenen Stunden mehr, schnelle Rechnungsstellung und bessere Übersicht über offene Beträge.

6. Kommunikation mit Mandanten

Ob Rückfragen, Statusmeldungen oder Terminerinnerungen: Viele Anwaltskanzleien investieren täglich viel Zeit in die Kommunikation. Mit digitalen Systemen können wiederkehrende Informationen automatisiert versendet, Schriftverkehr zentral dokumentiert und für das Team einsehbar gespeichert werden.

Ergebnis: Weniger Rückfragen, klare Kommunikation und mehr Zufriedenheit bei Mandanten – ohne zusätzlichen Aufwand.

7. Aktenanlage und Datenübertragung

Die händische Übernahme von Kontaktdaten, Mandatsnummern oder E-Mails in die Kanzleisoftware ist fehleranfällig und bindet Kapazitäten. Mit digitalen Formularen und Schnittstellen können neue Akten automatisch angelegt und Informationen direkt übernommen werden.

Ergebnis: Kein Abtippen mehr, keine Doppeleingaben – und alle Daten an der richtigen Stelle.

8. Steuerung der Kanzlei durch Auswertungen

Wie viele Mandate wurden abgeschlossen? Welche Fristen stehen an? Wo gibt es Rückstände? Automatisierte Auswertungen liefern tagesaktuelle Kennzahlen zur Auslastung, Termintreue, Umsatzentwicklung oder zur Mitarbeitenden-Produktivität.

Ergebnis: Klare Entscheidungen auf Basis echter Daten – ohne Exceltabellen oder Bauchgefühl.

9. Verwaltung von Interessenten und Neumandaten (CRM)

Zwischen erster Anfrage und Aktenanlage vergeht oft wertvolle Zeit – mit unnötigem Aufwand, Missverständnissen und verlorenen Chancen. Ein CRM-System hilft, alle Anfragen strukturiert zu erfassen, den Bearbeitungsstand zu verfolgen und ggf. automatisiert nachzufassen.

Ergebnis: Mehr Übersicht, klare Zuständigkeiten – und keine verlorenen Mandate mehr.

10. Abrechnung und Buchhaltung

Das Monatsende bedeutet in vielen Kanzleien: manuelle Rechnungen, fehlende Zeiten, Papierchaos. Mit digitaler Abrechnung kann das vollständig automatisiert werden – inklusive Zeitdaten, RVG-Berechnung, Mahnwesen und DATEV-Export.

Ergebnis: Mehr Liquidität, weniger Aufwand – und eine Buchhaltung, die nicht länger belastet.

Fazit: Digitale Kanzleiprozesse schaffen messbare Entlastung

Wer in einer Kanzlei manuelle Abläufe automatisiert, gewinnt nicht nur Zeit – sondern auch Konzentration auf das Wesentliche: Mandatsarbeit. Die Digitalisierung reduziert interne Reibungsverluste, entlastet Mitarbeitende und steigert die Rentabilität.

Und das Beste: Für viele dieser Lösungen ist kein internes IT-Team erforderlich. Mit der richtigen Begleitung können diese Prozesse schnell, sicher und datenschutzkonform umgesetzt werden.

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