Digitalisierung im Handwerk: 5 Automatisierungen, die Ihren Betrieb entlasten

Während viele Handwerksbetriebe unter Fachkräftemangel und Bürokratie leiden, nutzen andere längst moderne Systeme, um ihre Abläufe zu verschlanken.
Nicht durch große IT-Projekte, sondern durch gezielte Digitalisierung und Automatisierung im Alltag.

Hier sind 5 digitale Automatisierungen, die Handwerksbetriebe schon heute entlasten, einfach umsetzbar, praxisnah und hochwirksam.

1. Angebotserstellung: Von Stunden auf Minuten

Die Situation:
Jede Angebotsanfrage bedeutet: Preise zusammensuchen, Texte schreiben, alles per Hand kalkulieren.

Die Lösung:

• Standardisierte Kalkulationsdaten (z. B. in Airtable, Excel oder einer Datenbank)
• Angebotsvorlagen mit automatischer Befüllung
• Automatischer Entwurf mit allen Infos – der nur noch freigegeben werden muss

Das Ergebnis:
Statt jeden Auftrag individuell zu rechnen, entsteht das Angebot auf Basis bewährter Kalkulationen – in Sekunden.

2. Wartungszyklen: Planbare Folgeaufträge mit System

Das Problem:
Wartungstermine werden vergessen, Kunden melden sich zu spät – oder gar nicht.

Die Automatisierung:

• Jeder Auftrag legt automatisch einen Folgezyklus an
• Kunden erhalten rechtzeitig eine E-Mail oder SMS zur Erinnerung
• Terminvorschläge sind bereits enthalten – direkt buchbar
• Automatisches Nachfassen, falls keine Rückmeldung erfolgt

Der Effekt:
Weniger Leerlauf, mehr planbare Umsätze – und zufriedene Bestandskunden, die betreut bleiben.

3. Urlaubsanträge & Einsatzplanung: Klarheit statt Chaos

Aktuell:
Urlaubsanträge auf Papier oder per Zuruf, Planungsfehler, doppelte Buchungen.

Mit digitaler Unterstützung:

• Urlaubsanträge per App oder Formular
• Automatische Prüfung auf Überschneidungen & Verfügbarkeiten
• Eintragung in Einsatzplanung & Personalverwaltung
• Benachrichtigungen bei Konflikten oder Änderungen

Das bringt’s:
Transparente Planung für alle – und weniger manuelle Korrekturen durch den Chef.

4. Rechnungsstellung & Mahnwesen: Automatisch und zuverlässig

Bisher:
Rechnungen werden manuell erstellt, Mahnungen vergessen – die Liquidität leidet.

Digitaler Prozess:

• Nach Abschluss eines Auftrags wird automatisch eine Rechnung erzeugt
• Alle relevanten Projektinformationen fließen ein (Zeiten, Materialien, Leistungen)
• Freigabe mit einem Klick – automatische Versendung per E-Mail
• Mahnstufen laufen im Hintergrund, inkl. Fristen und Gebühren

Das Ergebnis:
Pünktliche Rechnungen, klare Prozesse – und keine verlorenen Umsätze.

5. Onboarding neuer Mitarbeiter: Struktur statt Improvisation

Der Alltag:
Neue Mitarbeiter starten oft ohne klare Einarbeitung – wichtige Infos fehlen, Fehler passieren.

Digitaler Ablauf:

• Automatisierte Willkommens-Mail mit relevanten Links & Dokumenten
• Digitale Checklisten für Ausstattung, Schulungen und Unterweisungen
• Vordefinierte Aufgaben in den ersten 30, 60, 90 Tagen
• Fortschritt wird dokumentiert – und bei Bedarf erinnert das System

Vorteil:
Neue Mitarbeiter finden sich schneller zurecht – und entlasten das bestehende Team früher.

Fazit: Digitalisierung ist im Handwerk keine Zukunftsvision – sondern längst Realität

Die gezeigten Automatisierungen lassen sich mit Standardtools wie Make, Zapier, Airtable, Trello oder easybill bereits heute umsetzen – ohne komplizierte IT oder große Investitionen.

Was Sie brauchen:

• Einen klaren Überblick über Ihre aktuellen Prozesse
• Den Willen, einzelne Abläufe zu vereinfachen
• Und jemanden, der diese Digitalisierung sauber mit Ihnen aufsetzt